CASO DE ESTUDIO Border States Industries alimenta el crecimiento rápido con ERP

PREGUNTAS DEL CASO DE ESTUDIO

Border States Industries alimenta el crecimiento rápido con ERP 

GRUPO 6 

Conformado por: 

Christopher Arias Perez 

Fiorella Chaverri Salas 

¿Qué problemas encontró Border States Industries al momento de expandirse? ¿Qué factores de administración, organización y tecnología fueron responsables de estos problemas?

 Desde 1988, RSE había confiado en su propio sistema ERP heredado conocido como Rigel para dar soporte a sus procesos de negocios básicos. El problema radico en que Rigel había sido diseñado para uso exclusivo de mayoristas de productos eléctricos, y para mediados de la década de 1990 el sistema no podía soportar las nuevas líneas de negocios de BSE y su extenso crecimiento.

Factores de administración, organización y tecnología

En cuanto a los factores de administración y organización que fueron responsables, están el no haber realizado una planeación más eficiente y completa ya que una empresa debe tener claro cual es la dirección o al objetivo que se quiere llegar y los pasos que  va a realizar para cumplirlos. Una empresa debe tener claro si se quiere expandir o no y que recursos va a necesitar para lograrlo esto se relaciona con los factores tecnológicos, ya que primeramente es realizar una buena planificación de negocio y después procurar que se tengan o se puedan conseguir en determinado plazo los recursos necesarios o que con los que se tenga sea suficiente para cumplir los objetivos. En este caso con el programa que se tenía no era suficiente para expandirse y eso fue lo que afecto a la empresa.

¿Qué tan fácil fue desarrollar una solución mediante el software ERP de SAP? Explique su respuesta.

No fue tan fácil de hecho al principio tuvo muchos costos y dificultades ya que no se conformaron con el software como tal si no que tuvo un proceso de modificaciones y personalizaciones por lo que esto llevo su tiempo de capacitación a empleados y costos, a pesar de que la gerencia estaba muy comprometida. Al momento de la implementación, BSE no tenía experiencia con el software de SAP, además de contar con pocos consultores familiarizados con la versión del software de SAP que se estaba utilizando. Decidieron entonces adoptar los procesos de negocios de las mejores prácticas incrustados en el software de SAP, y para esto BSE contrató consultores para personalizar aún más el software de SAP y hacer que el nuevo sistema SAP se viera igual que su antiguo sistema Rigel en ciertas áreas es decir más costos ya que tenían que pagarle a estos consultores.

Mencione y describa los beneficios del software SAP.

 Tenía módulos de SAP para ventas y distribución, administración de materiales, finanzas y control, y recursos humanos.

En 2004, BSE empezó a actualizar su sistema ERP a una versión más reciente del software de SAP. Este software facilitaba:

·        Nuevo soporte para las listas de material y la elaboración de kits (kitting), lo cual no estaba disponible en el sistema anterior, lo cual le  permitió a BSE ofrecer un mejor soporte para los clientes de servicios públicos, ya que podía preparar kits que se pudieran entregar de manera directa a un sitio.

·        Al mantener la personalización al mínimo grado posible, utilizó las mejores prácticas de SAP para la distribución de mayoreo que venía incrustada en el software.

¿Qué tanto transformó la solución del nuevo sistema a la empresa? Explique su respuesta.

La transformo bastante, a pesar de que al principio el panorama no fue el mejor, después con un manejo más adecuado le ha dado grandes éxitos a la empresa además de que esto le ha permitido implementar mas ya que desde que BSE implementó SAP por primea vez en 1998, las ventas se incrementaron un 300 por ciento, las ganancias se dispararon a más del 500 por ciento, el 60 por ciento de las transacciones de cuentas por pagar se realizan por vía electrónica mediante EDI y el procesamiento de SPA se redujo en un 63 por ciento. La compañía rota su inventario más de cuatro veces al año. En vez de esperar de 15 a 20 días por los estados financieros mensuales, los resultados financieros mensuales y del año a la fecha están disponibles en menos de un día después de haber cerrado los libros. El trabajo manual para manejar el correo entrante, preparar los depósitos bancarios y llevar los cheques físicamente al banco se ha reducido de manera considerable. Más del 60 por ciento de las facturas de los distribuidores llegan por vía electrónica, lo cual ha reducido el tamaño del personal en cuentas por pagar y el número de errores en las transacciones. Los costos de las transacciones son menores.

¿Qué tan exitosa fue esta solución para BSE? Identifique y describa la métrica utilizada para medir el éxito de la solución.

Como se detalló en la respuesta anterior, fue muy exitosa, sin embargo al principio tuvo sus problemas esto nos lleva al hecho de que siempre es importante tener una buena planificación de lo que se va a realizar para alcanzar los objetivos, los recursos que se necesitaran y el presupuesto suficiente como para poder llevar a cabo alguna eventualidad de más costos ya que los software siempre deben tener pruebas primero, pero después de haberlo implementado bien y haber aprendido a utilizarlo le genero muchos éxitos a la empresa, que si no lo hubieran implementado muy probablemente no hubieran tenido tanto éxito.

Si usted hubiera estado a cargo de las implementaciones del ERP de SAP, ¿qué hubiera hecho diferente?

Como mencione anteriormente, primero hubiera hecho una planificación más adecuada al principio ya que por ejemplo la conversión y limpieza de los datos del sistema heredado de BSE requirió mucho más tiempo del que la gerencia había anticipado. El primer grupo de “usuarios expertos” se capacitó con demasiada anticipación en el proyecto, y tuvo que volver a recibir capacitación cuando el nuevo sistema por fin entró en acción. Entonces son cosas que retrasan las ganancias, le generan costos no planificados a la organización y además un impacto en los empleados.