A continuación se realizara un
resumen del capítulo II que trata del comercio electrónico global y la colaboración
y el capítulo III que trata sobre
organizaciones y sistemas de Información, del libro Sistemas de Información Gerencial,
de Kenneth Laudon, esto con el fin de que el lector sin necesidad de ir a leer
el libro pueda comprender los temas tratados en cada capítulo.
Capitulo II: Comercio electrónico
global y colaboración
En cuanto al capítulo II, que trata acerca del
comercio electrónico global y la colaboración, aquí surgen conceptos
importantes como los procesos de negocios estos son el conjunto de actividades
requeridas para crear un producto o servicio, son una fuente de solidez
competitiva si le permite innovar o desempeñarse mejor que los rivales. Estos
procesos se deben llevar a cabo de la manera más adecuada en cada una de las
áreas de la organización. Por ejemplo en el área de manufactura y producción el
proceso de negocios consiste en primero ensamblar el producto luego verificar
la calidad y por ultimo producir lista de materiales. Otros procesos requieren
que dos o más departamentos se unan y tengan que coordinarse. La TI mejora los
procesos de negocios ya que
automatizan muchos de los pasos en los procesos de negocios que antes se
realizaban en forma manual, la nueva tecnología
puede también cambiar el flujo de la información, con lo cual se da la
posibilidad de que muchas más personas tengan acceso a la información y la puedan
compartir, para reemplazar los pasos secuenciales con tareas que se pueden
realizar en forma simultánea y mediante la eliminación de las tardancias en la
toma de decisiones.
También surgen los tipos de sistemas de
información los cuales se mencionaran y se realizara una breve explicación de
cada uno de ellos, empezando con los sistemas
para distintos grupos gerenciales que se subdivide en sistemas de procesamiento de transacciones que
son los que llevan el registro de las actividades y transacciones elementales
de la organización como ventas, recibos, depósitos en efectivo, nominas,
decisiones de créditos y el flujo de materiales en una fábrica. Otro tipo son
los sistemas de información gerencial para el soporte de decisiones, estos son
los que brindan apoyo para la toma de decisiones que no son rutinarias, se
enfoca en problemas que son únicos y cambian con rapidez, en los cuales la
solución no está disponible previamente, estos sistemas gerenciales son para inteligencia
de negocio esto se refiere a los datos y herramientas de software para
organizar, analizar y proveer acceso a la información para ayudar a los gerentes
y demás usuarios empresariales a tomar decisiones más documentadas, no se
limitan a los gerentes de nivel medio; se pueden encontrar en todos los niveles
de la organización, como los sistemas para la gerencia de nivel superior. También existen
los sistemas de apoyo a ejecutivos que son los que ayudan a la gerencia de
nivel superior a tomar estas resoluciones, estos presentan gráficos y datos de
muchas fuentes a través de una interfaz sencilla de manejar para los gerentes
del nivel superior.
También podemos encontrar los sistemas para enlazar la empresa, la manera en la que todos los
tipos de sistemas trabajan en conjunto se ha vuelto todo un desafió y es que
precisamente la manera de enfrentar este reto es implementando las aplicaciones
empresariales que son sistemas que abarcan as áreas funcionales, se enfocan en
ejecutar procesos de negocios a través de la empresa comercial e incluyen todos
los niveles gerenciales. A estos conceptos también se les une el de sistemas
empresariales estos son conocidos como sistemas de información de recursos
empresariales estos son para integrar los procesos de negocios en manufactura y
producción, finanzas y contabilidad, ventas y marketing y recursos humanos en
un solo sistema de software.
Nos encontramos con los sistemas de administración de la
cadena de suministro esto lo utilizan las empresas para ayudar a administrar
las relaciones con sus proveedores a compartir información sobre pedidos,
producción, niveles de inventario, y entrega de productos y servicios, de modo
que puedan surtir, producir y entregar bienes y servicios con eficiencia. El objetivo
principal es llevar la cantidad correcta de sus productos desde el origen hasta
su punto de consumo en el menor tiempo posible y con el costo más bajo.
Los sistemas de administración de relaciones con el
cliente permiten administrar las
relaciones con sus clientes. Los sistemas CRM proveen información para
coordinar todos los procesos de negocios que tratan con los clientes en ventas,
marketing y servicio para optimizar los ingresos, la satisfacción de los
clientes y la retención de éstos. Sistemas de
administración del conocimiento es otro de los conceptos que se suman a los ya
mencionados estos son los que permiten a las organizaciones administrar mejor
los procesos para capturar y aplicar el conocimiento y la experiencia y los
hacen disponibles en cualquier parte y estarán para cada vez que se tengan que
tomar decisiones en la empresa.
INTRANET Y EXTRANET
Estas son herramientas alternativas para
incrementar la integración y agilizar el flujo de información dentro de la
empresa y con clientes y proveedores. Las Intranet son sitios web internos
donde solo los empleados pueden tener acceso a estos, es muy parecido al
Internet solo que a nivel privado e interno, en el caso de la Extranet, son
sitios web de una compañía accesibles para los proveedores y distribuidores que
estén autorizados para acceder a estos.
Negocio electrónico, comercio electrónico y
gobierno electrónico, más conceptos que nos ayudan a comprender todo lo
relacionado a los sistemas de información, En el caso del negocio electrónico
consiste en el uso de la tecnología digital e Internet para ejecutar los
principales procesos de negocios en la empresa. Estos tres conceptos están
relacionados entre sí ya que el comercio electrónico es esa parte del negocio electrónico
que trata sobre la compra y venta de bienes y servicios a través de Internet y
el gobierno electrónico es la aplicación de las tecnologías de Internet y de
redes para habilitar de manera digital las relaciones del gobierno y las
agencias del sector público con los ciudadanos empresas y otras ramas del
gobierno.
COLABORACIÓN
Este aspecto es de mucha importancia, ya que en
esta era de la globalización, ya las decisiones no las toma solo una persona,
en realidad las decisiones se toman en equipo ya que se necesita del consejo y
la opinión de las personas que trabajan en distintas áreas que ya conocen para
así tener una mejor perspectiva de la situación empresarial en general. Además
de que no todos se especializan en los mismo así que unos saben más que otros
en distintos aspectos y si existe una buena colaboración todos se van
enriquecer con el conocimiento de los demás, Si se trabaja con colaboración
entre los empleados se tiene como resultado una mayor productividad, mayor
calidad, más innovación, mejor servicio al cliente y un mejor desempeño
financiero.
Algunas de las herramientas importantes en la colaboración
son el correo electrónico y la mensajería instantánea, las redes sociales ya
que las personas pueden compartir sus intereses e interactuar, también están las
wikis que son un
tipo de sitio Web que facilita a los usuarios el proceso de contribuir y editar
contenido de texto y gráficos sin necesidad de conocer sobre el desarrollo de
páginas Web o las técnicas de programación y por último los mundos virtuales
que son los que representan entornos 3-D en línea que son habitados por
“residentes” que crearon representaciones gráficas de ellos mismos, conocidas
como avatares.
En cuanto a los entornos de colaboración basados
en el internet, ahora existen suites de productos de software que proveen plataformas
con múltiples funciones para la colaboración en grupos de trabajo formados por
equipos de empleados que trabajan en conjunto desde muchas ubicaciones
distintas. Hay muchas herramientas de colaboración disponibles, pero las más
utilizadas son los sistemas de conferencias de audio y video basadas en
Internet, los servicios de software en línea como Google Apps/Google Sites y
los sistemas de colaboración corporativa como Lotus Notes y Microsoft
SharePoint.
Además para cerrar el resumen del capítulo II, es
importante mencionar que el departamento de sistemas de información es la
unidad organizacional formal responsable de los servicios de tecnología de
la información, además se encarga de dar mantenimiento al hardware,
software, almacenamiento de datos y las redes que componen la infraestructura
de las TI de la empresa. Especialistas como programadores, analistas de
sistemas, jefes de proyectos y gerentes de sistemas de información encabezados
por un CIO son parte del personal que compone el departamento de sistemas de información.
Capitulo III: Organizaciones y sistemas de información
Los sistemas de información y las organizaciones están relacionadas
dependiendo de las medidas que tomen los gerentes ya que los sistemas de información
constituyen herramientas de mucha utilidad y satisfacen los intereses de la
empresa, solo si las personas que están a cargo de la toma de decisiones tienen
una mentalidad globalizada y abierta, si no se resisten al cambio y permiten
que la tecnología se introduzca en la empresa generando múltiples beneficios. La
relación que existe entre la empresa y los sistemas de información se ve
influenciada por distintos factores, como lo son el ya mencionado acerca de las
decisiones de los gerentes, pero además influye en esta relación, el entorno,
la cultura, el propósito del negocio, estructura entre otros.
Pero para poder abarcar este tema es importante repasar
primero la definición de un organización, la cual es una estructura social
formal y estable que toma los recursos del entorno y los procesa para producir
salidas, los tres elementos de una organización son: capital, mano de obra y el
entorno. En cuanto a las características de las organizaciones, cabe destacar
primero que en ellas existe una jerarquía de autoridad en donde todos tienen
que rendirle cuentas a alguien y esta autoridad se limita a las acciones específicas
gobernadas por reglas o procedimientos abstractos. Como primer característica tenemos
las rutinas y procesos de negocios; las rutinas son reglas procedimientos y
practicas precisas que se han desarrollado para lidiar con casi todas las
situaciones esperadas, esto le permite a los empleados ser más productivos y
eficientes, y reducir costos. Otra de las características de la organización es
las políticas organizacionales las cuales si no se toman las más adecuadas
pueden ser un problema al momento de querer incorporar los sistemas de información
a la organización por el hecho de que cada gerente piensa distinto acerca de la
distribución de recursos, recompensas y castigos. Se le suma también a estas características
la de cultura organizacional esto se refiere a que todas las organizaciones
tienen suposiciones fundamentales, invulnerables e incuestionables por sus miembros
que definen sus metas y productos y es precisamente la cultura organizacional
la que abarca esto. Los entornos organizacionales también forman parte de estas
características, siendo esto que las organizaciones se mueven en entornos de
los que obtienen recursos y a los que suministra de bienes y servicios, es
decir tienen una relación reciproca con el entorno. Y por último tenemos la característica
de la estructura organizacional En cuanto a la estructura organizacional, esto es
que cada organización tiene su propia estructura, los tipos de estructura
organizacional son: estructura empresarial por ejemplo un pequeño negocio que
inicia operaciones, la burocracia de maquina por ejemplo, empresa de
manufactura mediana, burocracia divisionalizada ejemplo, empresas Fortune500,
burocracia profesional, por ejemplo, despachos legales y sistemas escolares, y
por ultimo esta la ahdrocracia por ejemplo empresas de consultoría.
Impacto de los
sistemas de información en las empresas o negocios.
Impacto económico
La tecnología cambia tanto los costos relativos del
capital como los de la información, ya que se puede ver como un factor de
producción sustituible por capital y mano de obra tradicionales, a medida que
disminuye el costo de la tecnología de
información, también sustituye la mano de obra que es un costo elevado y
también sustituye formas de capital como edificios y maquinaria que también
implican costos elevados para una organización, por lo tanto económicamente
provoca un reducción de costos, existe una teoría del costo de transacción que
lo que expresa es que la TI reduce costos de transacción en el mercado de la
empresa, esto es que la empresa puede externalizar su trabajo y reducir el
número de empleados, y seguir aumentando sus ingresos. La otra teoría es la de
los costos de agencia, que son los gastos por administrar los empleados de una
organización. La TI reduce estos costos y aumenta la eficiencia de la gerencia.
Se requieren menos gerentes para manejar a los empleados.
Impactos organizacionales en el comportamiento
Los sistemas de información pueden reducir la cantidad de
niveles en una organización al proveer a los gerentes información para
supervisar mayores números de trabajadores y al darles a los empleados de menor
nivel una mayor autoridad en la toma de decisiones esto es lo que se llama
aplanar la organizaciones una organización aplanada es cuando se eliminan capas
gerenciales. Una teoría que forma parte de este subtema y que es importante
aclarar es la de las organizaciones postindustriales que son que la autoridad
depende cada vez más en el conocimiento y la competencia, y no solo en las
posiciones formales, entonces la forma de las organizaciones se aplana debido a
que los trabajadores profesionales tienden a administrarse por su cuenta, y la
toma de decisiones se debe volver menos centralizada a medida que el
conocimiento y la información se esparcen más por toda la empresa.
Internet y las organizaciones
Internet es capaz
de reducir de manera dramática los costos de transacción y de agencia a los que
se enfrentan la mayoría de las organizaciones. Las empresas están reformando rápidamente
algunos de sus principales procesos con base en la tecnología de Internet,
además de que ésta se está convirtiendo en un elemento importante de sus
infraestructuras de TI todo esto tendrá como resultados la simplificación de
los procesos de negocios, menos empleados y organizaciones mucho más planas que
en el pasado.
Uso de los sistemas de información para crear ventajas
competitivas
Los sistemas de
información se pueden utilizar para generar ventajas competitivas, cuando se
habla de ventajas competitivas es inevitable no mencionar el modelo de fuerzas competitivas de Porter, en la cual
menciona a los competidores tradicionales que son los que siempre están
intentado innovar y buscan una manera de desarrollar mejor los productos para
ganar ventaja, están los nuevos participantes en el mercado que son las nuevas
compañías que entran al mercado, también menciona los productos y servicios
sustitutos son aquellos en los que el cliente se fijara si se aumentan los
precios o se descuida la tecnología, después están los clientes como parte de
este modelo que de estos depende el éxito de la empresa y además dirigen la
competencia si será competencia por precios o por calidad de productos y por
último y no por eso menos importantes están los proveedores que mientras más
proveedores tenga una empresa mayor será el control que puede ejercer sobre
ellos. Pero también existen las estrategias de los sistemas de información para
lidiar con las fuerzas competitivas, estas estrategias son: liderazgo de bajo
costo, que es cuando se usa los sistemas de información para producir productos
y servicios a un precio más bajo que los competidores, al tiempo que mejore la
calidad y el nivel del servicio. Otra estrategia es la diferenciación de
productos, que es usar los Sistemas de información para diferenciar los
productos, el enfoque en nichos de mercado es otra de las estrategias que
consiste en utilizar los sistemas de información para permitir una estrategia
enfocada en un solo nicho de mercado y la última estrategia es la de la
intimidad con clientes y proveedores que
es utilizar los sistemas de información para desarrollar lazos sólidos y
lealtad con los clientes y proveedores.
Pero Internet sigue apareciéndose siendo de gran impacto
sobre las ventajas competitivas esto porque la tecnología de Internet se basa
en que cualquier compañía puede hacer uso de esta herramienta, lo cual le da la
facilidad a los rivales de competir sólo por los precios y a los nuevos competidores
ingresar al mercado. Como la información está disponible para todos, Internet
aumenta el poder de negociación de los clientes, quienes pueden encontrar con
rapidez el proveedor de menor costo en Web.
En este capítulo surge un tema de gran relevancia y es
los modelos de la cadena de valor y red de calidad, este modelo permite
resaltar las actividades específicas de la empresa en las cuales las
estrategias competitivas y los sistemas de información tendrán más impacto,
existen las actividades primarias que son las que le dan valor a los productos
y servicios es decir son las actividades que están relacionadas directamente
con la producción y distribución, y las actividades de apoyo son las necesarias
para la entrega de las primarias. Una red de calidad consiste en los sistemas de
información que mejoran la competitividad a nivel industrial.
Sinergias, competencias básicas y estrategias basadas en
red
Primeramente es importante definir que sinergia es cuando
se puede utilizar la salida de algunas unidades como entrada para otras, o
cuando dos organizaciones juntan mercados y experiencia, estas relaciones
reducen los costos y generan ganancias. Y las estrategias basadas en red son la
disponibilidad de Internet y la tecnología de red que han inspirado estrategias
que aprovechan las habilidades de las empresas para crear redes o conectarse
todas en red. Las estrategias basadas en red incluyen el uso de la economía de
red, un modelo de compañía virtual y ecosistemas de negocios. Los sistemas de información
ayudan a que las empresas usen sinergias, competencias básicas y estrategias
basadas en red y de esta manera permite que puedan alcanzar ventajas
competitivas, ya que las empresas consisten de varias unidades de negocios, los
sistemas de información les permite obtener eficiencias adicionales o mejorar sus
servicios al unir las operaciones de varias unidades distintas de negocios. Los
sistemas de información permiten promover la compartición de conocimiento a
través de las unidades de negocios entre empresas. Los sistemas de información
facilitan los modelos de negocios con base en redes extensas de usuarios o
suscriptores que aprovechan la economía de red. Una estrategia de compañía
virtual utiliza las redes para enlazarse con otras compañías, de modo que pueda
usar las herramientas de éstas para crear, comercializar y distribuir productos
y servicios. En los ecosistemas de negocios, varias industrias trabajan en
conjunto para ofrecer valor al cliente. Los sistemas de información dan soporte
a una densa red de interacciones entre las empresas participantes. Todo esto se
puede relacionar de alguna manera con lo que se mencionaba en el capítulo II acerca de la
colaboración y es que las competencias de los empleados van a mejorar si cada
área se retroalimenta entre si y se comparte conocimiento, lo mismo sucede
entre organizaciones, y para terminar
este resumen es importante mencionar que para que se lleven a cabo la
implementación de los sistemas de información es necesario que se dé un cambio
a nivel organizacional y que se dé una transición de un nivel socio-técnico a
otro, esto es lo que se llama transiciones estratégicas, este cambio puede ser
muy brusco o difícil de alcanzar es lo que se convierte en un reto para la
empresa en el que tienen que colaborar todos.
